Jedes Unternehmen arbeitet mittlerweile mit einer Bürosoftware, die die Organisation im Alltag vereinfachen und unterstützen soll. Doch das Problem "Zeitfresser" taucht erst dann auf, wenn verschiedene Arten von Lösungen im Unternehmen vorhanden sind und diese dann meistens zugleich auch noch lokal auf den Rechnern laufen.

Die Adressverwaltung ist dann unvollständig oder wichtige Punkte wie Mitarbeiter-Durchwahlen sind gar nicht erst vorhanden. Welcher Mitarbeiter welchen Termin wahrnehmen kann und welche Zeiten geblockt sind, sind ohne eine zentrale Kalenderverwaltung gar nicht erst einsehbar. Eine Zettelwirtschaft entsteht auf den jeweiligen Schreibtischen und kostet Sie und Ihr Unternehmen wichtige Zeit!

Mit okapi4all wirken Sie diesem Verwaltungschaos entgegen. okapi4all bietet eine zentrale Verwaltung aller Ansprechpartner und Adressen (Mitarbeiter, Interessenten, Kunden, Lieferanten, etc.), die von jedem lokalen Rechner gepflegt und bearbeitet werden können. Alle greifen auf einen zentralen Datenstamm zu, der stets aktuell ist.

>> mit okapi4all sparen Sie Zeit, die Sie viel effizienter im Unternehmen einsetzen können!

Nur eine mitarbeiterübergreifende Organisation kann hohen Ansprüchen gerecht werden und wirklich zu effizientem Arbeiten beitragen. Mit okapi4all sehen Sie nicht nur Ihre eigenen Aufgaben und Termine, sondern auch die Ihrer Mitarbeiter und Kollegen. Erstellen Sie Termine mit mehreren Personen (Abteilungsmeetings, Vertriebsveranstaltungen u. ä.), natürlich werden die betroffenen Personen davon automatisch in Kenntnis gesetzt.

Aufgaben, deren Bearbeitung zeitnah und zuverlässig erfolgen muss, werden bei Überschreitung der vorgegebenen Frist automatisch an andere Mitarbeiter übergeben ebenso, wenn ein Mitarbeiter erkrankt ist. Dadurch ist sichergestellt, dass keine Aufgaben unbearbeitet bleiben. 

SICHERHEIT wird in okapi4all natürlich groß geschrieben. Nicht jeder Mitarbeiter sieht alle Termine und Aufgaben des gesamten Unternehmens und kann diese auch verändern. Zusätzlich werden Änderungen von Terminen und Aufgaben protokolliert, sodass immer nachvollziehbar ist, wer, wann eine Änderung vorgenommen hat.

Spaß, statt Frust und Verzweiflung!

Nur eine Software mit strukturierter und ansehnlicher Benutzeroberfläche wird von Ihren Mitarbeitern akzeptiert, wenn sie intuitiv zu bedienen ist und jedem Nutzer den Freiraum bietet seine individuelle und für Ihn optimale, Sichtweise zu definieren. 

Mit individuell einstellbaren Filtern definiert sich jeder Nutzer seine Sichtweise auf die Fülle an Terminen und Aufgaben. Der Gruppenterminkalender stellt Ihre gefilterten Ergebnisse grafisch dar. Selbstverständlich können auch auf dieser grafischen Oberfläche Termine erstellt und angepasst werden. Alles auf einen Blick, mit einem Klick!

okapi4all zeigt zu der jeweiligen Aktivität auch die Informationen an, die wichtig sind. Auf Knopfdruck lassen sich Informationen (E-Mails, Anrufe, Notizen, ..., etc.) mit Terminen und Aufgaben verknüpfen. Alle, am Termin beteiligten Nutzer, bekommen diese Informationen zu Ihrem Termin angezeigt. Unumgänglich um sich effektiv vorzubereiten.

Um späteres Suchen zu erleichtern und sicherzustellen, dass jeder berechtigte Nutzer, auch Jahre später, auf einen Blick weiß, was es mit dem Termin oder der Aufgabe auf sich hat, sind mehr Informationen als nur der Betreff notwendig. Adresse, Datum und Uhrzeit sowie Teilnehmer sind weitere wichtige Eigenschaften. Aber damit nicht genug. Wir bieten Ihnen zusätzlich die Möglichkeit Termine und Aufgaben zu strukturieren und mit Terminarten zu versehen (z. B. außer Haus, Urlaub, etc.)

Selbstverständlich zählen auch die verknüpften Informationen (siehe oben) dazu, die immer gemeinsam mit dem Termin oder der Aufgabe auftreten.